Słowniczek księgowy: pojęcia i skróty prostym językiem
Ten słowniczek księgowy tłumaczy najważniejsze skróty, takie jak VAT, PIT, ZUS, JPK czy KSeF, bez trudnych definicji. Przy każdym haśle znajdziesz też krótki przykład, dlatego szybko zrozumiesz, co dane pojęcie oznacza w praktyce.
Słowniczek księgowy: najważniejsze skróty księgowe
Na początek omawiamy podstawowe pojęcia, które pojawiają się w rozliczeniach i dokumentach każdej firmy.
Słowniczek księgowy: faktury i podstawowe podatki
faktura
FV to po prostu faktura, czyli dokument potwierdzający sprzedaż usługi albo produktu. Jeśli wystawiasz klientowi fakturę za wykonaną usługę, to właśnie jest FV. Znajdują się na niej dane firmy, kwoty netto, VAT i brutto oraz termin płatności. Dla księgowości faktura jest podstawą do rozliczenia przychodu albo kosztu.
Księga Przychodów i Rozchodów
KPiR to Księga Przychodów i Rozchodów. Jest to uproszczona forma ewidencji księgowej, w której zapisuje się przychody oraz koszty firmy. Często korzystają z niej jednoosobowe działalności gospodarcze.
Na przykład: wystawiasz fakturę sprzedaży oraz kupujesz paliwo do firmowego auta — oba zdarzenia mogą trafić do KPiR.
podatek od towarów i usług
VAT to podatek doliczany do wielu produktów oraz usług. Najprościej mówiąc: jeśli sprzedajesz usługę za 100 zł netto i masz 23% VAT, klient płaci 123 zł brutto. Firma może być czynnym podatnikiem VAT albo korzystać ze zwolnienia, jeśli spełnia warunki. VAT trzeba dobrze rozliczać, bo pojawia się na fakturach, zakupach firmowych i deklaracjach.
podatek dochodowy od osób fizycznych
PIT to podatek od dochodu albo przychodu osoby fizycznej, czyli na przykład właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeśli prowadzisz JDG, to właśnie PIT dotyczy Twoich rozliczeń z urzędem skarbowym. Wysokość podatku zależy między innymi od wybranej formy opodatkowania, np. skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu.
Na przykład: zarabiasz na usługach, odejmujesz koszty oraz od tego liczony jest podatek.
Podatki dochodowe, składki i pliki JPK
podatek dochodowy od osób prawnych
CIT to podatek dochodowy, który dotyczy głównie spółek, na przykład spółki z o.o. Jeśli firma działa jako spółka, to jej dochód rozlicza się właśnie przez CIT. W praktyce oznacza to, że spółka płaci podatek od tego, co zarobi po odjęciu kosztów.
Na przykład: spółka wystawia faktury klientom, ponosi koszty oraz od zysku płaci CIT.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
ZUS to instytucja, do której przedsiębiorca opłaca składki społeczne oraz zdrowotne. Jeśli prowadzisz firmę, zwykle co miesiąc płacisz składki za siebie, a jeśli zatrudniasz pracowników — także za nich. ZUS obejmuje między innymi składkę zdrowotną, emerytalną, rentową oraz chorobową.
Na przykład: prowadzisz JDG i co miesiąc musisz zapłacić składki, nawet jeśli akurat masz mniej zleceń.
Jednolity Plik Kontrolny
JPK to elektroniczny plik z danymi księgowymi, który trafia do urzędu skarbowego. Najczęściej przedsiębiorcy spotykają się z nim przy rozliczaniu VAT. W takim pliku urząd widzi między innymi informacje o fakturach sprzedaży oraz zakupów.
Na przykład: jeśli jesteś VAT-owcem, Twoja księgowa przygotowuje i wysyła JPK na podstawie dokumentów z danego miesiąca.
Jednolity Plik Kontrolny dla VAT
JPK_V7 to konkretny rodzaj pliku JPK, który dotyczy rozliczenia VAT. Łączy w sobie ewidencję VAT i deklarację VAT, czyli urząd dostaje jeden elektroniczny plik zamiast kilku osobnych dokumentów. Składają go czynni podatnicy VAT.
Na przykład: jeśli wystawiasz faktury z VAT, to dane z tych faktur trafiają do JPK_V7.
Numery i rejestry firm
Numer Identyfikacji Podatkowej
NIP to numer podatkowy firmy. Używasz go na fakturach, w umowach, w kontaktach z urzędem skarbowym oraz z kontrahentami. Jeśli ktoś chce wystawić Ci fakturę firmową, najczęściej poprosi właśnie o NIP.
Na przykład: kupujesz laptopa na firmę — podajesz NIP, żeby faktura była wystawiona na działalność.
Rejestr Gospodarki Narodowej
REGON to numer nadawany firmie przez urząd statystyczny. Nie używa się go tak często jak NIP-u, ale nadal może pojawiać się w dokumentach, formularzach albo bazach firm. Pomaga identyfikować przedsiębiorstwo w rejestrach publicznych.
Na przykład: zakładasz firmę i oprócz NIP-u otrzymujesz także REGON.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
CEIDG to rejestr jednoosobowych działalności gospodarczych. To właśnie tam rejestruje się JDG, zmienia dane firmy, zawiesza działalność albo ją wznawia. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, Twoje dane znajdują się w CEIDG.
Na przykład: zmieniasz adres działalności — aktualizujesz go właśnie w CEIDG.
Krajowy Rejestr Sądowy
KRS to Krajowy Rejestr Sądowy. Trafiają tam między innymi spółki z o.o., fundacje oraz stowarzyszenia. Jeśli prowadzisz spółkę, to jej dane są widoczne właśnie w KRS.
Na przykład: kontrahent chce sprawdzić, kto jest prezesem spółki — może znaleźć tę informację w KRS.
Skróty związane z dokumentami firmowymi
Ten słowniczek księgowy tłumaczy też dokumenty księgowe, kasowe i magazynowe, które widzisz w ewidencji.
Słowniczek księgowy: dokumenty księgowe i noty
bilans otwarcia
BO to bilans otwarcia, czyli stan firmy na początek danego okresu, najczęściej roku obrotowego. Pokazuje, z czym firma zaczyna nowy okres rozliczeniowy: jaki ma majątek, zobowiązania oraz kapitał. Można powiedzieć, że to finansowy punkt startowy firmy.
Na przykład: na początku roku księgowość sprawdza, ile firma ma środków, należności, zobowiązań i majątku — to właśnie może znaleźć się w BO.
dowód księgowy
DK to dowód księgowy, czyli dokument, na podstawie którego można coś zaksięgować. Bez dowodu księgowego księgowość nie powinna wpisywać operacji do ewidencji. Dowodem może być faktura, wyciąg bankowy, raport kasowy, nota księgowa albo inny dokument potwierdzający dane zdarzenie.
Na przykład: kupujesz telefon do firmy oraz dostajesz fakturę — ta faktura jest dowodem księgowym.
polecenie księgowania
PK to polecenie księgowania. Jest to wewnętrzny dokument księgowy, używany wtedy, gdy trzeba zaksięgować coś, czego nie potwierdza zwykła faktura. Może dotyczyć korekt, przeksięgowań, amortyzacji albo rozliczeń wewnętrznych.
Na przykład: księgowa nalicza miesięczną amortyzację firmowego samochodu i księguje ją właśnie przez PK.
nota księgowa
NK to nota księgowa. Służy do dokumentowania operacji, które nie są typową fakturą VAT. Może dotyczyć na przykład obciążenia kontrahenta, kary umownej albo rozliczenia, które nie pasuje do zwykłej faktury.
Na przykład: kontrahent spóźnił się z realizacją umowy oraz firma nalicza mu karę — może wystawić notę księgową.
nota korygująca
NKOR to nota korygująca. Używa się jej do poprawiania wybranych błędów na fakturze, najczęściej formalnych. Może chodzić na przykład o literówkę w nazwie firmy, błędny adres albo nieprawidłowy numer NIP.
Na przykład: na fakturze wpisano złą nazwę odbiorcy, ale kwoty się zgadzają — taki błąd można poprawić notą korygującą.
Słowniczek księgowy: dokumenty kasowe i bankowe
kasa przyjmie
To dokument potwierdzający, że firma przyjęła gotówkę do kasy. Używa się go wtedy, gdy klient albo inna osoba wpłaca pieniądze gotówką, a nie przelewem.
Na przykład: klient płaci gotówką za usługę, więc firma wystawia KP jako potwierdzenie przyjęcia pieniędzy.
kasa wyda
To dokument potwierdzający wypłatę gotówki z kasy firmowej. Można powiedzieć, że jest odwrotnością KP.
Na przykład: pracownik dostaje z kasy gotówkę na drobne zakupy firmowe, więc firma wystawia KW, żeby potwierdzić wydanie pieniędzy.
raport kasowy
RK to raport kasowy. Pokazuje, co działo się z gotówką w kasie firmy: ile pieniędzy wpłynęło, ile wypłacono oraz jaki jest stan końcowy. Jest potrzebny tam, gdzie firma obsługuje płatności gotówkowe.
Na przykład: w danym dniu firma przyjęła gotówkę od klientów oraz wypłaciła pieniądze na drobne zakupy — wszystko trafia do RK.
wyciąg bankowy
Pokazuje wszystkie operacje na rachunku firmowym: wpływy, przelewy, opłaty bankowe, wypłaty oraz saldo. Dla księgowości jest ważny, bo potwierdza rzeczywisty przepływ pieniędzy.
Na przykład: klient zapłacił za fakturę przelewem — księgowość widzi tę wpłatę właśnie na WB.
Środki trwałe i rozliczenia okresowe
likwidacja środka trwałego
LT to dokument likwidacji środka trwałego. Pojawia się wtedy, gdy firma wycofuje z używania składnik majątku, na przykład komputer, maszynę, samochód albo inne wyposażenie. Powodem może być zużycie, uszkodzenie, sprzedaż albo brak przydatności.
Na przykład: stary firmowy laptop przestał działać oraz nie opłaca się go naprawiać — księgowość może przygotować dokument LT.
przekazanie środka trwałego
PT to przekazanie środka trwałego. Jest to dokument związany z wprowadzeniem albo przekazaniem składnika majątku trwałego w firmie. Dotyczy na przykład maszyn, urządzeń, samochodów albo większego wyposażenia.
Na przykład: firma otrzymuje sprzęt, który ma zostać wpisany do ewidencji środków trwałych — wtedy może pojawić się dokument PT.
rozliczenia międzyokresowe kosztów
RMK to rozliczenia międzyokresowe kosztów. Brzmi technicznie, ale chodzi o prostą zasadę: koszt powinien być rozliczony w tym okresie, którego faktycznie dotyczy. Jeśli płacisz dziś za coś, co obejmuje kilka miesięcy albo cały rok, księgowość może rozłożyć ten koszt w czasie.
Na przykład: firma płaci z góry za roczny abonament programu — zamiast wrzucać całość w jeden miesiąc, koszt można rozliczać stopniowo.
zestawienie obrotów i sald
ZOiS to zestawienie obrotów oraz sald. To dokument księgowy pokazujący, co działo się na kontach księgowych w danym okresie. Widać w nim między innymi saldo początkowe, obroty oraz saldo końcowe.
Na przykład: księgowa chce sprawdzić, czy zapisy w księgach się zgadzają — może przygotować właśnie ZOiS.
modyfikacja wartości środka trwałego
MW to modyfikacja wartości środka trwałego. Jest to dokument używany w programach księgowych do zmiany wartości środka trwałego, który jest już w ewidencji, na przykład po jego ulepszeniu. Znaczenie skrótów dokumentów bywa zależne od programu księgowego, dlatego sprawdź opis w swoim systemie.
Na przykład: firma modernizuje maszynę, a księgowość zwiększa jej wartość w ewidencji dokumentem MW.
Dokumenty magazynowe i celne
przesunięcie międzymagazynowe
MM to przesunięcie międzymagazynowe. Oznacza przeniesienie towaru albo materiałów z jednego magazynu firmy do drugiego. Nie jest to sprzedaż, bo towar nadal zostaje w tej samej firmie.
Na przykład: firma ma magazyn w Warszawie oraz magazyn w Krakowie. Jeśli część produktów jedzie z Warszawy do Krakowa, można wystawić dokument MM.
przyjęcie zewnętrzne
PZ oznacza „przyjęcie zewnętrzne”. To dokument magazynowy, który potwierdza przyjęcie towaru albo materiałów z zewnątrz do magazynu. Najczęściej pojawia się przy dostawach od kontrahentów.
Na przykład: sklep zamawia 100 sztuk produktu od hurtowni, towar przyjeżdża do magazynu oraz firma wystawia PZ.
wydanie zewnętrzne
To dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu na zewnątrz, najczęściej do klienta. WZ nie jest tym samym co faktura — pokazuje przede wszystkim, że towar został fizycznie wydany.
Na przykład: hurtownia wydaje klientowi zamówione produkty oraz wystawia dokument WZ.
dokument celny
SAD to dokument celny używany przy imporcie albo eksporcie towarów. Pojawia się wtedy, gdy firma ma do czynienia z odprawą celną, szczególnie przy handlu z krajami spoza Unii Europejskiej.
Na przykład: firma sprowadza towar z Chin — przy formalnościach celnych może pojawić się dokument SAD.
Słowniczek księgowy: podatki i rozliczenia
Obejmuje on także skróty z obszaru VAT, kosztów i rozliczeń międzynarodowych, które często pojawiają się w dokumentach.
Słowniczek księgowy: VAT krajowy i unijny
grupy towarów i usług
Specjalne oznaczenia stosowane przy wybranych rodzajach sprzedaży. Dotyczą towarów oraz usług, które wymagają dokładniejszego oznaczenia w rozliczeniach VAT. Nie każda faktura ma oznaczenie GTU — obowiązek dotyczy tylko określonych transakcji.
Na przykład: firma sprzedaje towary objęte specjalnym oznaczeniem, więc księgowość musi wskazać odpowiedni kod GTU.
procedura rozliczania VAT w UE
OSS to procedura rozliczania VAT w Unii Europejskiej. Jest szczególnie ważna dla firm, które sprzedają towary albo usługi konsumentom z innych krajów UE. Dzięki OSS można rozliczać VAT z takiej sprzedaży w jednym kraju, zamiast rejestrować się osobno w wielu państwach.
Na przykład: polski sklep internetowy sprzedaje produkty klientom z Niemiec, Czech i Francji — OSS może uprościć rozliczenia.
wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
Chodzi o zakup towarów z innego kraju Unii Europejskiej, gdy towar trafia do Polski. Taka transakcja wymaga odpowiedniego rozliczenia podatkowego.
Na przykład: polska firma kupuje sprzęt od kontrahenta z Niemiec oraz sprowadza go do Polski — taka transakcja może być WNT.
stałe miejsce prowadzenia działalności (ang. fixed establishment)
FE to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czyli pojęcie z zakresu VAT. Chodzi o miejsce inne niż siedziba firmy, które ma wystarczającą stałość oraz zaplecze osobowe i techniczne. Ma znaczenie przy rozliczeniach międzynarodowych, bo może zmienić sposób opodatkowania usług.
Na przykład: zagraniczna firma ma w Polsce biuro oraz pracowników obsługujących klientów — może to oznaczać stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.
KSeF, koszty i klasyfikacje
Krajowy System e-Faktur
Służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w określonym elektronicznym formacie. Można powiedzieć, że to centralny system do obsługi e-faktur.
Na przykład: firma wystawia fakturę w programie księgowym, a dokument trafia do KSeF oraz może być odebrany przez kontrahenta.
Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług
Jest to system kodów, który pomaga określić, jakiego rodzaju produkt albo usługę sprzedaje firma. Może mieć znaczenie przy podatkach, stawkach VAT oraz dokumentach urzędowych.
Na przykład: firma świadczy określoną usługę i musi sprawdzić, jak ją prawidłowo sklasyfikować — wtedy może korzystać z PKWiU.
Klasyfikacja Środków Trwałych
Pomaga uporządkować firmowy majątek, taki jak samochody, maszyny, budynki, komputery albo inne urządzenia. Dzięki KŚT wiadomo, do jakiej grupy przypisać dany środek trwały.
Na przykład: firma kupuje samochód osobowy oraz księgowość przypisuje go do odpowiedniej grupy KŚT.
koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu
NKUP oznacza koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Prościej mówiąc: to wydatki, których nie można odliczyć od podstawy opodatkowania. Taki wydatek może pojawić się w firmie, ale nie zawsze obniży podatek.
Na przykład: firma zapłaciła karę albo odsetki, których przepisy nie pozwalają zaliczyć do kosztów podatkowych — wtedy może to być NKUP.
Obowiązki i metody wyceny
Anti Money Laundering
To zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu nielegalnych działań. Dotyczą między innymi instytucji finansowych, biur rachunkowych i firm, które muszą sprawdzać swoich klientów oraz transakcje. W praktyce chodzi o to, żeby utrudnić ukrywanie pieniędzy pochodzących z nielegalnych źródeł.
Na przykład: biuro rachunkowe może poprosić klienta o dodatkowe dane, żeby spełnić obowiązki AML.
Fundusz Pracy
Jest związany ze składkami odprowadzanymi za osoby zatrudnione. Pieniądze z Funduszu Pracy służą między innymi finansowaniu działań związanych z rynkiem pracy.
Na przykład: pracodawca zatrudnia pracownika na umowę o pracę, a przy naliczaniu wynagrodzenia mogą pojawić się składki na FP.
ostatnie weszło, pierwsze wyszło
LIFO to metoda wyceny zapasów, której nazwa oznacza „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”. W uproszczeniu zakłada się, że najpierw wydawane są te towary, które trafiły do magazynu najpóźniej. To metoda używana przy analizie oraz wycenie magazynu.
Na przykład: firma kupuje ten sam produkt w różnych cenach, a przy LIFO przyjmuje się, że najpierw schodzą najnowsze dostawy.
Skróty kadrowe i płacowe
W słowniczku księgowym znajdziesz również umowy i systemy związane z zatrudnianiem pracowników.
Umowy i pracownicze plany kapitałowe
umowa o pracę
UoP to podstawowa forma zatrudnienia pracownika. Wiąże się z obowiązkami kadrowymi, podatkowymi oraz składkowymi.
umowa zlecenie
Umowa zlecenie to popularna forma współpracy cywilnoprawnej. Może wiązać się z obowiązkiem naliczania składek ZUS.
umowa o dzieło
Umowa o dzieło dotyczy wykonania konkretnego rezultatu, na przykład projektu, grafiki czy tekstu.
Pracownicze Plany Kapitałowe
PPK to system oszczędzania dla pracowników, w którym mogą uczestniczyć pracownik, pracodawca oraz państwo.
Słowniczek księgowy: księgowość online
Na koniec omawiamy technologie, które ułatwiają prowadzenie księgowości zdalnie, w tym AI i OCR.
Sztuczna inteligencja i rozpoznawanie dokumentów
sztuczna inteligencja
AI to sztuczna inteligencja. W księgowości może pomagać w analizowaniu danych, wykrywaniu błędów, porządkowaniu dokumentów albo automatyzowaniu części pracy. Nie zastępuje całkowicie księgowego, ale może ułatwić wykonywanie powtarzalnych zadań.
Na przykład: system zauważa, że na fakturze może być błędna kwota VAT oraz oznacza dokument do sprawdzenia.
optyczne rozpoznawanie znaków
OCR to technologia odczytywania danych z dokumentów. Program rozpoznaje tekst na skanie, zdjęciu albo pliku PDF i zamienia go na dane cyfrowe. W księgowości OCR często pomaga przy fakturach.
Na przykład: wrzucasz zdjęcie faktury do programu, a OCR odczytuje numer faktury, datę, kwotę oraz dane sprzedawcy.
Faktury elektroniczne, obieg dokumentów i systemy
faktura elektroniczna
E-faktura to faktura w formie elektronicznej. Może być przesyłana online oraz przechowywana cyfrowo.
elektroniczny obieg dokumentów
EOD to elektroniczny obieg dokumentów. Oznacza, że dokumenty krążą w firmie cyfrowo, zgodnie z ustalonym procesem. Zamiast nosić fakturę z biurka na biurko, można ją zaakceptować online.
Na przykład: faktura kosztowa trafia do systemu, kierownik ją zatwierdza, a księgowość widzi, że można ją zaksięgować.
system do zarządzania firmą
ERP to system do zarządzania firmą. Może obejmować wiele obszarów działalności, takich jak księgowość, sprzedaż, magazyn, kadry, płace czy produkcja. Dzięki temu dane z różnych działów są w jednym miejscu.
Na przykład: dział sprzedaży wystawia fakturę, magazyn widzi wydanie towaru, a księgowość ma dane do rozliczenia.
Chcesz zmienić biuro rachunkowe albo założyć firmę?
* Założenie JDG za 0 zł dotyczy klientów, którzy podpisują umowę na prowadzenie księgowości w ksiegowa360.pl.
Nie ma w słowniczku księgowym pojęcia, którego szukasz?
Zadzwoń albo napisz, a wyjaśnimy je prostym językiem, zwykle w 24 godziny w dni robocze.
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Bezpłatna wycena. Odpowiadamy zwykle w 24 godziny w dni robocze.
Umów bezpłatną rozmowę
Wybierz dogodny termin w kalendarzu. Na spotkaniu poznamy Twoją firmę, a następnie zaproponujemy odpowiedni pakiet księgowości.
- 30-minutowe spotkanie
- Bezpłatnie i bez zobowiązań
- Termin wybierasz sam
Kalendarz działa w usłudze Microsoft Bookings i ładuje się dopiero po kliknięciu.
Napisz do nas
Wypełnij formularz, a my odezwiemy się, dobierzemy najlepsze rozwiązanie i przedstawimy ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.