Jak przenieść księgowość? Pomoc za 0 zł
Jak przenieść księgowość do nas od A do Z
Jak przenieść księgowość do nowego biura? To brzmi jak duży projekt, ale to tylko pozory. W praktyce sprowadza się ona jednak do dwóch rzeczy po Twojej stronie: podpisu i przekazania dokumentów. Dlatego zmiana biura rachunkowego nie wymaga kłótni ze starym biurem ani wożenia kartonów z fakturami. Kontakt, odbiór dokumentacji oraz zgłoszenia w urzędzie i ZUS załatwiamy my. Twoja rola to podpis, wypowiedzenie i faktury, natomiast całą resztę robimy my.
Poniżej znajdziesz trzy rzeczy: powody przeniesienia, przebieg procesu krok po kroku oraz listę dokumentów.
Magdalena Jasionek-Czupryniakwspółzałożycielka ksiegowa360.pl
Dlaczego warto przenieść księgowość do nas?
Najczęściej trafiają do nas przedsiębiorcy z tym samym problemem, dlatego dobrze go znamy. Księgowość „jakoś działa”, ale nikt nie mówi, co z tego wynika. Faktury są zaksięgowane oraz deklaracje wysłane. Mimo to pytanie „ile realnie zostaje mi w firmie i czy mogę sobie pozwolić na ten zakup” zostaje bez odpowiedzi.
Dlatego u nas dostajesz stały kontakt z konkretną osobą, która zna Twoją firmę — nie ogólny adres e-mail i numer sprawy. Pracujemy na dokumentach elektronicznych, więc nie musisz co miesiąc wozić segregatora. Jeśli w przepisach zmienia się coś dla Twojej branży, mówimy o tym pierwsi, zanim zrobi się z tego problem.
Jedna osoba, nie infolinia
Masz swoją księgową z imienia i nazwiska, a także numerem telefonu i wiedzą o Twojej firmie. Dzięki temu nie tłumaczysz sprawy od nowa przy każdym kontakcie.
Kwoty wcześniej, nie w dniu terminu
Podatek i składki dostajesz z wyprzedzeniem, więc masz czas przygotować przelew. Terminów pilnujemy my, a także przypominamy o nich sami.
Porządek po poprzednim biurze
Dlatego przy przejęciu sprawdzamy salda, zaliczki i rozliczenia za bieżący rok. Jeśli coś się nie zgadza, wyłapujemy to na starcie — nie przy kontroli.
Jak przenieść księgowość krok po kroku?
Całe przeniesienie księgowości zwykle zajmuje około dwóch tygodni, dlatego warto zacząć je z wyprzedzeniem. Większość pracy bierzemy na siebie, dlatego Twój udział jest niewielki. Z siedmiu kroków cztery robimy sami, natomiast w trzech pozostałych Ty tylko podpisujesz, wysyłasz wypowiedzenie lub wrzucasz faktury.
Z 13 czynności w całym przeniesieniu księgowości 10 bierzemy na siebie, więc większość pracy jest po naszej stronie. Tobie natomiast zostają tylko 3, które zajmują chwilę: podpis, wypowiedzenie i wrzucenie faktur.
zadań bierzemy na siebie
- rozmowa i wycena z konkretną ceną miesięczną
- przygotowanie umowy oraz pełnomocnictw UPL-1 i PEL
- gotowy wzór wypowiedzenia i wskazanie terminu zamknięcia współpracy
- kontakt z poprzednim biurem i ustalenie przekazania
- odbiór KPiR, ewidencji VAT, środków trwałych i akt pracowniczych
- sprawdzenie sald, zaliczek PIT, rozliczeń ZUS i VAT oraz raport z ustaleniami
- konfiguracja Twojego panelu online
- pierwsze rozliczenie: podatek, ZUS, JPK_V7 i deklaracje
- przypominanie o terminach
- stały kontakt z jedną osobą, a nie z infolinią
rzeczy zostają po Twojej stronie
- podpis umowy i pełnomocnictw (możesz elektronicznie)
- wysłanie wypowiedzenia staremu biuru (wzór dostajesz od nas)
- wrzucanie faktur zdjęciem z telefonu albo mailem
Robimy my · Ty nic nie robisz Rozmowa i wycena
Pytamy o formę działalności oraz liczbę dokumentów i VAT. Dostajesz więc konkretną cenę miesięczną — bez „od” i bez gwiazdek.
15 minut · telefon lub onlineTwój krok · resztę przygotowujemy my Umowa i pełnomocnictwa
Przygotowujemy umowę oraz UPL-1 do urzędu skarbowego i PEL do ZUS. Ty tylko podpisujesz, a możesz to zrobić także elektronicznie.
1 dzień · podpis elektroniczny lub skanTwój krok · resztę przygotowujemy my Wypowiedzenie w starym biurze
Dajemy gotowy wzór wypowiedzenia i podpowiadamy, od kiedy zamknąć współpracę. Dzięki temu nie płacisz dwa razy za ten sam miesiąc.
Zwykle z końcem miesiącaRobimy my · Ty nic nie robisz Odbiór dokumentacji
Kontaktujemy się z poprzednim biurem oraz ustalamy przekazanie KPiR, ewidencji VAT, środków trwałych i akt pracowniczych. Następnie Ty dostajesz informację, że wszystko jest już u nas.
do 7 dniRobimy my · Ty nic nie robisz Weryfikacja i przeniesienie danych
Sprawdzamy salda, zaliczki PIT oraz rozliczenia ZUS i VAT za bieżący rok. Jeśli coś się nie zgadza, wyłapujemy to teraz — nie przy kontroli.
2–4 dni · dostajesz raport z ustaleniamiTwój krok · resztę przygotowujemy my Panel i wysyłka faktur
Konfigurujemy także Twój dostęp online. Faktury wrzucasz zdjęciem z telefonu albo mailem — koniec z segregatorem w reklamówce.
10 minut wdrożeniaRobimy my · Ty nic nie robisz Pierwsze rozliczenie
Liczymy podatek i ZUS, następnie wysyłamy JPK_V7 i deklaracje oraz przypominamy o terminach. Masz więc jedną osobę do kontaktu, a nie infolinię.
do 20. dnia miesiąca
Jak przenieść księgowość: jakie dokumenty trzeba przekazać?
Nie musisz więc nic porządkować ani skanować „pod nas” — wystarczy to, co masz. Przeniesienie księgowości nie wymaga więc żadnych wcześniejszych przygotowań. Poniżej lista, po którą sięgamy najczęściej, ponieważ obejmuje większość firm. Większość tych rzeczy odbieramy jednak bezpośrednio od poprzedniego biura, na podstawie pełnomocnictwa.
Podstawowe dane
- NIP, REGON, wpis do CEIDG lub KRS
- umowa spółki i uchwały — jeśli prowadzisz spółkę
- oświadczenie o formie opodatkowania na bieżący rok
- kopia wypowiedzenia umowy z dotychczasowym biurem
Rozliczenia za bieżący rok
- KPiR, księgi handlowe lub ewidencja przychodów przy ryczałcie
- rejestry VAT i wysłane pliki JPK_V7
- złożone deklaracje oraz zeznanie roczne za rok poprzedni
- potwierdzenia zapłaty zaliczek PIT i składek ZUS
Stany na dzień przejęcia
- ewidencja środków trwałych z tabelą amortyzacji
- ewidencja wyposażenia
- niezapłacone faktury sprzedaży i zakupu
- stan kasy i salda rachunków firmowych
Pracownicy i zleceniobiorcy
- umowy o pracę, zlecenia i o dzieło
- akta osobowe i kartoteki wynagrodzeń
- deklaracje ZUS DRA i zgłoszenia ZUA/ZZA
- ewidencja czasu pracy i wykorzystanych urlopów
Nie wiesz, czy masz wszystko? To normalne — większość przedsiębiorców nie ma. Wypiszemy, czego brakuje, oraz dopytamy poprzednie biuro sami. Twoim zadaniem jest podpisać pełnomocnictwo i odpowiedzieć na kilka pytań.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku: czy to możliwe?
Tak, zmiana biura rachunkowego jest możliwa o każdej porze roku. Nie trzeba czekać na styczeń ani na koniec rozliczenia rocznego. Warto jednak ustalić z nowym biurem datę, od której przejmuje księgowanie, ponieważ dzięki temu ewidencje nie są dzielone w połowie okresu rozliczeniowego, a poszczególne deklaracje składa jedna strona.
Pamiętaj też, że odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe ostatecznie spoczywa na przedsiębiorcy. Dlatego przekazanie dokumentów powinno być udokumentowane, a daty przejęcia spisane. Stan na 20 października 2026 r.; w sprawach spornych skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Od początku miesiąca
Najwygodniejszy wariant. Nowe biuro księguje cały miesiąc, więc nie musimy rozdzielać dokumentów między dwa biura.
W środku miesiąca
Też możliwe, ale wymaga dokładnego spisu, co zostało zaksięgowane i rozliczone w poprzednim biurze, a co przejmujemy my.
Po deklaracjach rocznych
Wielu przedsiębiorców zmienia biuro po złożeniu PIT i rozliczeniu roku, żeby zacząć nowy rok w nowym miejscu. To też dobry moment na zmianę.
Zmiana księgowej: pełnomocnictwa UPL-1 i PEL
Zmiana księgowej to nie tylko dokumenty, ale też uprawnienia w urzędach. Nowe biuro potrzebuje pełnomocnictw, dzięki którym może działać w Twoim imieniu.
UPL-1: urząd skarbowy
To pełnomocnictwo do reprezentowania Cię w urzędzie skarbowym. Składasz je elektronicznie, a my pomagamy przygotować dokument. Odwołanie poprzedniego pełnomocnictwa jest zalecane, a szczegóły warto potwierdzić w urzędzie.
PEL: ZUS
Pełnomocnictwo do ZUS jest potrzebne, jeśli biuro ma rozliczać składki i składać dokumenty w Twoim imieniu. Przygotowujemy je razem z pozostałymi dokumentami.
Dane i dostępy
Poproś poprzednie biuro o ewidencje, deklaracje i pliki z programu księgowego. Zmień też hasła do kont, do których biuro miało dostęp.
Oficjalne informacje o pełnomocnictwach znajdziesz na stronach podatki.gov.pl i zus.pl. To ogólny opis, a nie porada prawna.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym: jak to zrobić
Przed zmianą biura sprawdź umowę z obecnym biurem. Okres wypowiedzenia i forma, w jakiej trzeba je złożyć, wynikają właśnie z niej, dlatego warto je przeczytać, zanim podejmiesz decyzję.
1. Sprawdź umowę
Zobacz okres wypowiedzenia, formę (pisemną lub e-mail) oraz zasady wydania dokumentów po zakończeniu współpracy.
2. Złóż wypowiedzenie
Napisz krótkie pismo z datą, podpisem i terminem zakończenia współpracy. Zachowaj potwierdzenie wysłania.
3. Ustal przekazanie dokumentów
Poproś o protokół przekazania i listę dokumentów, a potem przekaż je nam. Resztę formalności bierzemy na siebie.
Pomocne są też szablony dokumentów oraz checklista zmiany biura rachunkowego.
Zmiana biura rachunkowego: najczęstsze pytania
Czy mogę zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak. Zmiana jest możliwa o każdej porze roku, a najwygodniej zacząć od początku miesiąca. Potrzebne są nowe pełnomocnictwa i dokumenty z dotychczasowego biura.
Ile kosztuje zmiana księgowej?
Przeniesienie księgowości do nas kosztuje 0 zł. Płacisz dopiero za miesięczną obsługę zgodnie z pakietem z cennika.
Co z pełnomocnictwami UPL-1 i PEL?
Składamy nowe pełnomocnictwa elektronicznie, a Ty je podpisujesz. Szczegóły dotyczące odwołania poprzednich warto potwierdzić w urzędzie.
Jak długo trwa przeniesienie księgowości?
Zwykle około dwóch tygodni. Czas zależy od tego, jak szybko poprzednie biuro przekaże dokumenty.
Całość zwykle zajmuje około dwóch tygodni. Pełną listę dokumentów znajdziesz w poradniku Zmiana biura rachunkowego: checklista krok po kroku.
Twojego czasu — niecałą godzinę. Jak przenieść księgowość do nas? Pomoc nic nie kosztuje, więc wystarczy jeden telefon.
Pomoc w przeniesieniu księgowości: 0 zł. Płacisz wyłącznie za wybrany pakiet obsługi, od pierwszego miesiąca, w którym prowadzimy Twoje księgi.
o Twojej firmie
Wypełnij formularz – odezwiemy się, dobierzemy najlepsze rozwiązanie i przedstawimy indywidualną ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.